Gruppi WhatsApp: come crearli, gestirli e usarli in modo efficace
I gruppi WhatsApp sono diventati uno strumento quotidiano e imprescindibile per comunicare in modo rapido, diretto e organizzato, sia nella vita personale che in ambito professionale. Dalla gestione delle comunicazioni scolastiche a quelle aziendali, passando per progetti di lavoro, eventi e community digitali, il gruppo WhatsApp è oggi un canale di coordinamento immediato, semplice da usare e accessibile a tutti.
Tuttavia, creare un gruppo è solo il primo passo: per funzionare davvero, serve anche saperlo gestire con metodo, conoscere le impostazioni disponibili, adottare buone pratiche di comunicazione ed evitare comportamenti che possono generare confusione, spam o malintesi tra i partecipanti.
In questo articolo ti guideremo alla scoperta dei principali aspetti legati ai gruppi WhatsApp: come crearli correttamente, quali strumenti ti offre l’app per amministrarli, come renderli utili ed efficienti e in quali contesti possono diventare un valore aggiunto nella comunicazione di gruppo.
Indice
Come creare i gruppi WhatsApp
Ad oggi, WhatsApp è la più celebre e diffusa piattaforma di messagistica istantanea al mondo.
Lanciata nel 2009, ha aggiunto diverse funzioni utili nel corso degli anni tra cui quella dei gruppi WhatsApp. Si tratta di chat, ristrette o molto ampie fino a un massimo di 2024 partecipanti, che permettono ai partecipanti del gruppo di:
- riunirsi, conversare e messaggiare in contemporanea
- discutere di argomenti e interessi comuni
- organizzare progetti
Ad oggi, creare un gruppo è molto semplice. Infatti, è sufficiente:
- accedere tramite dispositivo o desktop all’app;
- fare clic sul pulsante [+] presente nella parte inferiore della schermata;
- premere su “Nuovo gruppo”;
- selezionare i contatti che si desidera aggiungere;
- scegliere ed indicare il nome del gruppo, al massimo di 100 caratteri;
- selezionare l’icona della fotocamera per aggiungere un’immagine di profilo;
- indicare le impostazioni cliccando su “autorizzazioni gruppo”;
- terminare e confermare cliccando sulla spunta verde ed iniziare a chattare con i partecipanti.
Tra le opzioni da impostare, inoltre, è necessario:
- indicare i nominativi di altri amministratori o membri autorizzati a gestire il gruppo
- scegliere se attivare o meno i messaggi effimeri;
- fornire autorizzazioni per la modifica delle impostazioni, per l’invio dei messaggi, l’aggiunta di altri membri e la loro approvazione.
Nel tempo, è sempre possibile aggiungere altri membri tramite invito.
Gestione e funzionalità per gli amministratori
Ad oggi, i gruppi WhatsApp mettono a disposizione un’innumerevole quantità di funzioni.
Come vedremo a breve, dopo aver scoperto tutto ciò che è possibile fare con una chat di gruppo su WhatsApp, diventerà semplice gestire i messaggi in modo molto più efficiente.
Innanzitutto, per accedere è necessario selezionare il nome del gruppo nella parte superiore dello schermo e cliccare su “Autorizzazioni gruppo”.
Questa opzione viene visualizzata solo dagli amministratori, a cui sono dedicate anche altre opzioni:
Questa opzione viene visualizzata solo dagli amministratori, a cui sono dedicate anche altre opzioni:
- modificare impostazioni: scegliere se chi non è amministratore ha la facoltà di modificare una serie di impostazioni della chat, come nome, foto, messaggi fissati etc;
- inviare messaggi: quando quest’opzione è disattivata, gli unici a poter inviare messaggi sono gli amministratori. In caso di chat molto popolate, questo fattore è molto positivo perché permette ai partecipanti di mantenere il focus su un tema evitando divagazioni;
- aggiungere altri membri: è un’altra opzione di default attiva ma che si può disattivare per evitare che chi non è amministratore inviti altre persone. Allo stesso modo, l’opzione “Approva nuovi membri” obbliga a chi vuole unirsi alla chat di gruppo di ottenere prima l’autorizzazione necessaria;
- modificare amministratori: tranne la persona che ha creato, che non può essere declassata, gli altri possono venire rimossi o aumentati dagli altri amministratori stessi.
Funzioni a disposizione di tutti i partecipanti
Nei gruppi WhatsApp, sono disponibili alcune funzionalità che rendono più gestibili le chat di gruppo a tutti i membri.
A livello generale, alcune variano a seconda dell’impostazione scelta dagli amministratori, ma altre sono accessibili a tutti. Tra queste, la possibilità di:
- vedere l’elenco delle persone che fanno parte del gruppo e gli amministratori;
- cancellare automaticamente i messaggi 24 ore, 7 giorni o 90 giorni dopo l’invio, per ridurre il caos in una conversazione. Se gli altri membri della chat non lo visualizzano nell’intervallo di tempo previsto, non avranno più modo di leggerlo;
- creare un gruppo di sola lettura: attivare l’opzione che consente l’invio di messaggi solo da parte degli amministratori, impedendo agli altri partecipanti di intervenire;
- mettere un lucchetto alla chat per nascondere alla vista il gruppo e richiedere la medesima autenticazione per l’accesso utilizzato sul telefono, di solito il riconoscimento del volto o dell’impronta digitale.
Ad oggi, inoltre, esistono anche alcune integrazioni che permettono di risparmiare tempo e fatica. In particolare, le opzioni:
- posizione: permette di far sapere a tutti i partecipanti dove vi trovate, in un singolo momento o su base continuativa;
- sondaggi: molto utile per decidere, ad esempio, la data di un evento o la destinazione di un viaggio.
Come eliminare i gruppi WhatsApp
Finora abbiamo analizzato insieme come creare e gestire in modo ottimale i gruppi WhatsApp, utilizzando le varie funzioni a disposizione.
Gli amministratori e i membri autorizzati, infatti, possono cliccare sulle opzioni presenti in base alla propria intenzione per gestire il gruppo e:
- modificare le impostazioni;
- avviare le chat;
- scegliere di attivare i messaggi effimeri;
- fornire autorizzazioni;
- inviare messaggi;
- aggiungere di altri membri ottenendo l’approvazione;
- etc.
Inoltre, essi possono anche decidere di eliminare il gruppo, quando questo ha esaurito la sua funzione o per altre motivazioni, o rimuovere i membri che non partecipano o che danno fastidio.
Sia da Android che da iOS, per rimuovere una persona è sufficiente fare clic sul suo nome e scegliere l’opzione “Rimuovi”, per poi confermare la propria intenzione. Una volta rimosso tutti i membri, è possibile eliminare il gruppo facendo clic su Elimina gruppo.
Da web, invece, è necessario accedere alle impostazioni, avviare la chat, cliccare sul nome e selezionare una delle voci presenti nel menu. Per rimuovere un gruppo, fare clic sulla freccia al fianco del nome del membro e premere su “Rimuovi”.
Seguendo attentamente queste indicazioni e provando a metterle in pratica, è possibile creare gruppi WhatsApp utili, funzionali ed efficienti.
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